LE CONSTAT

De nos jours, les associations doivent faire face à l’accélération des outils digitaux, que ce soit pour gérer leurs membres, mais aussi pour communiquer et réaliser leurs Evènements. Tous les secteurs d’activités sont confrontés à ce changement exponentiel mais les associations, depuis longtemps réduites à utiliser des outils à l’ancienne, avec des ressources souvent bénévoles, ne peuvent pas faire face, seules. Bon nombre d’associations en Suisse et dans le monde entier périclitent et perdent deux sources importantes de revenus : les adhésions des membres et les donateurs ; sans parler de l’incapacité à trouver de nouveaux sponsors qui, de nos jours, sont plus regardants quant au retour sur leur investissement.
Pour rappel, en Suisse, en 2018, il existe plus de 60’000 associations actives (non radiées) dont plus de la moitié se trouve dans la tranche moyenne c.-à-d. avec des sources de revenus suffisants pour exister et maintenir leur mission mais insuffisants pour évoluer, se régénérer et augmenter leur surface de visibilité à l’échelon cantonal, fédéral, voire international !
Les associations de cette tranche, ne savent pas et ne peuvent pas tout faire elles-mêmes. Même si l’association a recours à ses propres ressources internes (peu de salariés, des membres du comité et surtout des bénévoles …), elle ne dispose pas toujours de tous les moyens indispensables à la réussite de sa mission. Avec la spécialisation croissante, combinée à la diversification toujours plus grande des activités, l'association est, comme l'entreprise, conduite à s'interroger sur la légitimité de recourir à des prestataires extérieurs. Mieux vaut le faire à bon escient.

EXTERNALISER ?

La plupart des associations de la tranche moyenne (quelques dizaines de milliers de francs par an) ne peuvent pas engager une multitude de salariés pour traiter le flot des taches nécessaires au bon fonctionnement, à savoir l’administration et l’organisation. La charge serait trop lourde dans la mesure où l‘essentiel des rentrées de fonds (adhésion, dons, sponsors) doit être géré avec parcimonie et servir la mission principale de l’association qui n’est pas à but lucratif. Au vu de la complexité des différents sous-comités à gérer, le recours à un prestataire extérieur devient une évidence mais il doit obéir à des arguments rationnels et un cahier des charges précis. Il faut commencer par déterminer les fonctions à exclure dans le cadre de l’externalisation. L'association doit rester maître de l’opérationnel et de ses propres missions tout en assurant la promotion de celles-ci. Cela parait de prime abord évident : on ne voit pas une association ne pas se soucier des activités qui fondent son objet social pour les confier à un tiers. Pour le reste, tout peut s'externaliser tout en gardant un point de contact focal au sein de l’association, une sorte d’architecte ou de maître d’œuvre qui a pour rôle principal de faciliter les échanges entre le prestataire et les membres du comité, voir les membres des sous-comités.
Parmi les départements externalisables en entier, on peut énumérer : la gestion des locaux, la surveillance et le gardiennage, les services d’une fiduciaire, la gestion et la maintenance des systèmes informatiques, la création du site Internet, la réalisation des brochures, du magazine s’il existe, l'élaboration des campagnes de communication etc…
D’autres départements sont externalisables en partie tels que : les rédactions de toutes sortes, l'organisation logistique de l'assemblée générale, la production des comptes rendus de réunions du conseil d'administration, la prospection de membres et de sponsors, voire de donateurs par marketing direct, etc.
Le comité de l’association, souvent représenté par une présidence et une direction opérationnelle, se doit de garder le focus et la maitrise de la relation avec les membres ainsi que les choix stratégiques en matière de visibilité et de prise de position dans le cadre de la relation Presse.
LES AVANTAGES D’UNE EXTERNALISATION
Plus de 90% des associations n’ont pas les moyens de se procurer des ressources couvrant tous les systèmes fonctionnels leur permettant d’exister sereinement. Entre administration et organisation, le panel d’expertises est large. De plus les ressources internes, qu’elles soient bénévoles ou salariées, doivent se maintenir à niveau en termes de connaissances face à l’évolution exponentielle des nouvelles technologies, des processus d’adhésion, des plateformes d’enregistrement aux évènements et des vecteurs de communication.
Les membres, aujourd’hui, ne se suffisent plus d’une simple adhésion et d’une rencontre mensuelle ou trimestrielle. Ils veulent être connectés, échanger, être informés par le biais de la communauté associative au travers de leurs terminaux (portables ou tablettes). Avec l’externalisation partielle de certains départements, l’association peut se recentrer sur l’essentiel : sa mission.

Pour externaliser, il faut prendre en compte trois critères fondamentaux :

1.L'efficacité : le prestataire externe, de par sa spécialité dans le domaine associatif, apporte une plus grande compétence, un service adapté au besoin de l’association. Tout ce qui est utile à l'association et qui la rend meilleure et plus efficace, qui n'est pas mobilisable de façon satisfaisante voire à long terme en interne, mérite d'être envisagé en externe.
2.Le coût : Les prestataires externes mutualisent leurs ressources auprès d’une multitude d’associations clientes, ce qui réduit drastiquement les coûts de l’externalisation. Pour certains prestataires aguerris, le coût est souvent indexé sur les fonds gagnés par l’association cliente, comme les Evènements, la recherche de nouveaux membres et sponsors etc…Une association qui va ainsi choisir de faire tenir sa comptabilité par un prestataire peut éviter l'embauche à temps partiel, plus onéreuse, d'un comptable.
3.La disponibilité des ressources humaines : Dans le cadre d’une externalisation, l’association peut choisir le ou les packs compatibles avec son besoin souvent partiel d‘ailleurs. Par exemple, le centre d’appel du prestataire va répondre au nom de l’association mais cela ne coûtera pas un salaire plein. Autre exemple : des équipes de communiquant du prestataire vont suivre le plan de communication de l’association en continu tout le long de l’année, et de manière granulaire pour couvrir largement les cibles choisies, alors que souvent l’association n’en a pas l‘expertise et continue d’utiliser des outils dépassés, basés sur des extractions de fichiers Excel. De nos jours, l’utilisation d’un CRM est la règle minimale !

LES RÈGLES A SUIVRE
1. Établir un cahier des charges
Celui-ci permet de définir le périmètre à externaliser. Souvent, les prestataires possèdent leur propre outil de cotation qui facilite grandement la tache de l’association, pour établir ses besoins et l’ensemble des taches à externaliser. Le cahier des charges est un document de travail qui sert de base pour définir les objectifs à atteindre et bien cadrer la mission du prestataire.
2. Mettre en concurrence
Pour choisir il faut pouvoir comparer. Une association doit mener des consultations et rencontrer les prestataires afin de connaitre leur vision, leurs méthodes et leurs références. J’observe souvent le cas d’associations qui s’appuient sur des ressources en interne pour développer leurs activités. Attention « au bon plan » ou « au copain du copain... » d’un membre de l’association. Faire la part des choses entre les conseils d’experts neutres et pragmatiques et les recommandations un peu boiteuses : ce n’est pas toujours facile au sein d’une association porteuse par nature de valeurs de solidarité, mais sachez décliner des offres de services en dehors de procédures simples d’achat de prestation, préalablement adoptées et appliquées systématiquement.
3. Choisir à plusieurs
Le choix final du candidat retenu doit se faire dans le cadre d'une procédure collective. Le cahier des charges initial doit prévoir l'intervention d'un comité de sélection rassemblant des compétences différentes au sein de l'association. Le recours à la sous-traitance est un jeu qui se joue à deux et les deux parties ont un rôle à tenir ensemble.
4. Écouter et contrôler

Le prestataire choisi doit être mis en situation d'exercer sa mission le mieux possible.
il faut lui donner les moyens de bien vous conseiller.
il faut mettre à sa disposition les informations et les outils nécessaires et se comporter avec lui en véritable partenaire : il y va de l'intérêt de tous et au final, de la réussite de la prestation de conseil.
il faut savoir faire confiance aux prestataires que l'on a choisis.
il faut être capable d'écouter leurs recommandations, mais aussi de les évaluer et de les discuter.
Si vous êtes membre d’un comité associatif ou administrateur au sein d’un sous-comité opérationnel, cet article non exhaustif a pour but de vous permettre d’entrevoir la complexité avec laquelle les associations, de nos jours, peinent à trouver les outils digitaux nécessaires au maintien de leur mission et de leur cap.

Les associations qui veulent évoluer, maintenir le nombre de leurs membres et montrer patte blanche vis-à-vis de leurs sponsors, doivent faire un état des lieux complet, choisir un membre qui interviendra comme chef de projet et commencer à réellement se poser les bonnes questions.
Toutes celles qui ne le feront pas, ne seront plus là dans dix ans !